Een tekst voorbereiden op vertaling: een checklist die tijd en geld bespaart

De meeste vertragingen en extra kosten bij een vertaalproject ontstaan nog voordat de vertaler het eerste bestand heeft geopend. Een gebrek aan context, niet-doorgevoerde wijzigingen in de tekst en een onhandig bestandsformaat kosten dagen werk en drukken op het budget. Het goede nieuws is dat u deze problemen met een paar eenvoudige handelingen kunt voorkomen. Hieronder leest u wat u met een tekst kunt doen voordat u een vertaling bestelt en welke informatie u aan de vertaler kunt doorgeven.

Waarom u geen concept moet aanleveren

Een vertaler vertaalt precies de tekst die hij of zij ontvangt. Als er nog verschillende formuleringen in staan, opmerkingen van collega’s tussen haakjes of een onderdeel met de titel ‘TODO’, komt dat allemaal in de vertaling terecht. Daarna moet u óf betalen voor de vertaling van overbodige tekstfragmenten, óf tijd besteden aan correspondentie met de vertaler om uit te leggen wat de definitieve versie is.

Een veelvoorkomende situatie: de marketingafdeling stuurt een presentatie ter vertaling waarin op drie dia’s nog oude cijfers staan en op één dia de opmerking ‘navragen bij de juristen’ staat. De vertaler vertaalt alles naar eer en geweten, ook de verouderde gegevens. Uiteindelijk betaalt u voor werk aan tekst die u toch nog moet laten aanpassen.

Controleer vóór het versturen of het document is goedgekeurd, de cijfers actueel zijn en alle opmerkingen en wijzigingen zijn verwerkt of verwijderd. De versie ‘voor vertaling’ moet definitief zijn en overeenkomen met de versie die u wilt publiceren of indienen.

Handige bestandsformaten en wat u beter kunt vermijden

Bewerkbare bestandsformaten werken het best: DOCX, ODT, TXT en RTF. Voor opmaakbestanden zijn ook de bronbestanden uit InDesign of Figma geschikt, als u die kunt aanleveren. Vertalers werken met vertaalsoftware, en tekst die gemakkelijk kan worden gekopieerd, bespaart tijd bij de voorbereiding.

Wat u beter kunt vermijden:

Scans en foto’s van documenten. Tekst in een afbeelding moet eerst worden herkend, en daarbij ontstaan fouten, vooral in tabellen, stempels en kleine letters. Het corrigeren van die fouten kost meer tijd dan de vertaling zelf. Als er geen andere mogelijkheid is, maak dan een scan met hoge resolutie en laat de vertaler weten dat het om een afbeelding gaat.

Een pdf die is gemaakt met een scanner of geconverteerd vanuit een afbeelding. Die ziet er op het eerste gezicht goed uit, maar de tekst kan mogelijk niet worden gekopieerd. Als u het oorspronkelijke Word-bestand hebt, stuur dat dan mee.

Tekst in afbeeldingen in presentaties en infographics. Tekst op banners, knoppen en schema’s wordt gemakkelijk over het hoofd gezien en de vertaler moet die dan handmatig overtypen. Zet belangrijke tekst in een apart document.

Complexe opmaak zonder noodzaak. Als de tekst is verdeeld over honderden tekstvakken, duurt de vertaling langer en kan de opmaak bij het vormgeven verschuiven. Spreek voor dit soort materiaal vooraf af in welk formaat u het vertaalde bestand ontvangt.

Context: wie leest de tekst, met welk doel en waar wordt die gepubliceerd?

Eenzelfde zin kan op verschillende manieren overkomen. ‘Kortingen tot 30%’ vraagt in een reclame-e-mail voor jongeren om een heel andere aanpak dan in een leveringscontract. Daarom heeft de vertaler context nodig; hoe meer informatie u geeft, hoe nauwkeuriger het resultaat. Dat geldt zowel voor professionele vertalingen als voor vertalingen voor persoonlijk gebruik.

Beantwoord een paar vragen en geef de antwoorden door aan de vertaler: wie gaat de tekst lezen, wat moet de lezer na het lezen doen, welke toon heeft de tekst en waar en in welke vorm wordt die gepubliceerd? Een website, brochure, ondertiteling voor een video en technische handleiding vereisen verschillende zinslengtes en woordkeuzes.

Vermeld ook eventuele beperkingen: geldt er een tekenlimiet voor koppen en knoppen, moet de indeling in alinea’s behouden blijven en mogen grappen en idiomen worden aangepast? Deze details zijn meestal niet uit de tekst zelf af te leiden, maar hebben grote invloed op het eindresultaat.

Een woordenlijst, eerdere vertalingen en de bedrijfsstijl

Als uw bedrijf eerder teksten heeft laten vertalen, is dat een belangrijke manier om kosten te besparen. Stel een woordenlijst samen met goedgekeurde vertalingen van termen: productnamen, functietitels, interne processen en namen van diensten. Als ‘personal account’ bijvoorbeeld in de ene versie van de website wordt gebruikt en ‘user dashboard’ in een andere, raakt de lezer in verwarring en moet de vertaler navragen welke variant juist is.

Stuur ook eerdere vertalingen mee die u geslaagd vindt. Daaraan kan de vertaler zien welke stijl u prettig vindt: formeler of juist informeler, met aanspreking in de u-vorm of neutraal. Voeg ook uw stijlgids of een lijst met woorden die niet mogen worden gebruikt toe, als u die hebt.

Voor wie regelmatig vertalingen bestelt, is het verstandig een gedeelde woordenlijst en een stijlgids op te stellen. Zo wordt iedere nieuwe opdracht sneller en goedkoper uitgevoerd en blijft de kwaliteit constant.

Wat niet vertaald hoeft te worden en hoe u dat aangeeft

Niet alle tekst hoeft te worden vertaald. In documenten staan vaak merknamen, artikelnummers, codes, e-mailadressen, afkortingen die doorgaans in de oorspronkelijke taal blijven staan, en tekstfragmenten die ongewijzigd moeten blijven, zoals juridische gegevens of programmacode.

Als u dit niet vooraf aangeeft, kan de vertaler overbodige tekst vertalen of u vragen wat ermee moet gebeuren. Het wachten op uw antwoord vertraagt dan het proces. Een eenvoudige oplossing: markeer zulke tekstfragmenten, voeg een kort lijstje ‘niet vertalen’ toe of vermeld de instructie in uw begeleidende e-mail. Bijvoorbeeld: ‘Laat productnamen en SKU-afkortingen ongewijzigd en gebruik voor datums de notatie die gangbaar is in het land van de ontvanger.’

Spreek ook apart af hoe eigennamen, meeteenheden en valuta moeten worden behandeld. Soms moeten die worden aangepast, soms blijven ze ongewijzigd. Eén regel in de briefing bespaart een hele ronde vragen.

Checklist voordat u de opdracht verstuurt

Loop deze lijst na voordat u op de knop ‘vertaling bestellen’ klikt. Dat kost een paar minuten, maar bespaart u uren correspondentie en mogelijk extra kosten. De prijs van een vertaling hangt af van de omvang, de moeilijkheidsgraad en de gewenste levertijd. Hoe beter de brontekst is voorbereid, hoe nauwkeuriger de uiteindelijke prijs.

• De tekst is definitief: wijzigingen zijn verwerkt, opmerkingen verwijderd en cijfers actueel.
• Het bestand is bewerkbaar en bevat geen scans of afbeeldingen met belangrijke tekst.
• De doeltaal, doelgroep, het doel van de tekst en het publicatiekanaal zijn vermeld.
• Een woordenlijst, eerdere vertalingen en eventuele stijleisen zijn bijgevoegd.
• Er is aangegeven wat niet vertaald hoeft te worden en welke regels gelden voor datums, valuta en meeteenheden.
• De deadline is vastgesteld en het is duidelijk of de tekst moet worden nagelezen of geredigeerd door een moedertaalspreker.
• De oorspronkelijke versie van het bestand is bewaard voor het geval dat vergelijking nodig is.

Een tekst voorbereiden op vertaling kost minder tijd dan fouten achteraf herstellen. Neem een halfuur de tijd om de checklist vóór het versturen door te lopen. Dan wordt uw opdracht sneller uitgevoerd en sluit het resultaat beter aan bij uw verwachtingen.