Come preparare un testo per la traduzione: checklist che fa risparmiare tempo e denaro

La maggior parte dei ritardi e dei costi extra in un progetto di traduzione nasce prima ancora che il traduttore apra il primo file. Contesto incompleto, modifiche non coordinate nel testo e un formato del file poco pratico fanno perdere giorni di lavoro e budget. La buona notizia è che questi problemi si risolvono con poche azioni semplici. Di seguito vediamo cosa fare con il testo prima di ordinare una traduzione e quali informazioni fornire al fornitore.

Perché non bisogna consegnare una bozza

Il traduttore traduce esattamente il testo che riceve. Se al suo interno restano varianti di formulazione, commenti dei colleghi tra parentesi o una sezione «TODO», tutto questo finirà nella traduzione. A quel punto dovrete pagare la traduzione di frammenti inutili oppure dedicare tempo a una serie di scambi con voi per capire quale sia la versione definitiva.

Una situazione tipica: il reparto marketing invia in traduzione una presentazione in cui tre slide riportano vecchi dati e una dice «verificare con i legali». Il traduttore tradurrà fedelmente tutto, compresi i dati obsoleti. Alla fine pagherete un lavoro su un testo che dovrà comunque essere rifatto.

Prima dell'invio, verificate che il documento sia approvato, che i numeri siano aggiornati e che tutti i commenti e le modifiche siano stati accettati o eliminati. La versione «da tradurre» deve essere quella definitiva e coincidere con quella che intendete pubblicare o presentare.

Formati di file pratici e cosa evitare

I formati modificabili sono i più adatti: DOCX, ODT, TXT, RTF e, per i materiali impaginati, anche i file sorgente di InDesign o Figma, se riuscite a condividerli. I traduttori lavorano con sistemi di traduzione assistita, e un testo che si copia facilmente fa risparmiare tempo nella preparazione.

Da evitare:

Scansioni e fotografie di documenti. Il testo presente nell'immagine va prima riconosciuto, e il riconoscimento produce errori, soprattutto in tabelle, timbri e caratteri piccoli. Correggere gli errori richiede più tempo della traduzione stessa. Se non avete alternative, realizzate una scansione ad alta risoluzione e segnalate al fornitore che si tratta di un'immagine.

PDF ottenuti da uno scanner o convertiti da un'immagine. All'apparenza sembrano normali, ma il testo potrebbe non essere copiabile. Se disponete del file Word originale, inviate quello.

Testo all'interno di immagini in presentazioni e infografiche. Le frasi presenti in banner, pulsanti e schemi si dimenticano facilmente, e il traduttore dovrà riscriverle a mano. Estraete il testo importante in un documento separato.

Impaginazione complessa non necessaria. Se il testo è suddiviso in centinaia di blocchi di testo, la traduzione richiederà più tempo e, in fase di impaginazione, il risultato potrebbe risultare disallineato. Per questi materiali conviene concordare in anticipo il formato in cui riceverete il file finito.

Contesto: chi legge, perché e dove sarà pubblicato il testo

La stessa frase può suonare in modi diversi. «Sconti fino al 30%» in una lettera pubblicitaria rivolta ai giovani e in un contratto di fornitura richiede soluzioni completamente diverse. Per questo il traduttore ha bisogno del contesto, e più è dettagliato, più preciso sarà il risultato. Vale sia per la traduzione professionale sia per quella ad uso personale.

Rispondete ad alcune domande e comunicatene le risposte al fornitore: chi leggerà il testo, quale compito deve svolgere dopo la lettura, che tono ha, dove e in quale forma sarà pubblicato. Un sito web, un opuscolo, i sottotitoli di un video e un manuale tecnico richiedono frasi di lunghezza diversa e un lessico differente.

Indicate anche eventuali vincoli: esiste un limite di caratteri per titoli e pulsanti, bisogna mantenere la struttura dei paragrafi, è possibile adattare battute e modi di dire? Questi dettagli di solito non si vedono nel testo, ma influiscono molto sul risultato finale.

Glossario, traduzioni precedenti e stile aziendale

Se l'azienda ha già tradotto testi in passato, questa è la risorsa principale per risparmiare. Raccogliete un glossario dei termini con le varianti di traduzione approvate: nomi di prodotti, qualifiche, processi interni, denominazioni dei servizi. Ad esempio, se in una versione del sito «личный кабинет» è stato tradotto come «personal account» e in un'altra come «user dashboard», il lettore si confonde e il traduttore deve capire quale sia quella corretta.

Fornite anche le traduzioni precedenti considerate riuscite. Grazie a esse il fornitore capirà quale stile preferite: più formale o colloquiale, con il «Lei» o con una forma neutra. Se avete una guida di stile o un elenco di parole da non usare, allegateli.

Per chi ordina traduzioni regolarmente, conviene creare una base condivisa di glossario e linee guida di stile. In questo modo ogni nuovo incarico sarà più rapido ed economico, e la qualità resterà costante.

Cosa non va tradotto e come segnalarlo

Non tutto il testo va tradotto. Nei documenti compaiono spesso nomi di marchi, codici articolo, codici, indirizzi e-mail, abbreviazioni che è consuetudine lasciare nella lingua originale, e frammenti che devono restare invariati, come i dati legali o il codice di programmazione.

Se non lo segnalate in anticipo, il traduttore potrebbe tradurre anche ciò che non andrebbe tradotto oppure chiedervi come procedere, e l'attesa della risposta allungherà i tempi. La soluzione semplice: evidenziate questi frammenti nel testo, aggiungete un breve elenco «da non tradurre» o indicate la regola nella lettera di accompagnamento. Ad esempio: «Lasciare invariati i nomi dei prodotti e le sigle SKU; formattare le date secondo il formato in uso nel paese destinatario».

Concordate inoltre separatamente come trattare nomi propri, unità di misura e valute. A volte vanno adattati, altre volte vanno mantenuti così come sono. Una sola riga nelle istruzioni fa risparmiare un intero giro di chiarimenti.

Checklist prima di inviare l'ordine

Scorrete questo elenco prima di cliccare sul pulsante «ordina traduzione». Richiede pochi minuti e vi farà risparmiare ore di scambi di messaggi ed eventuali costi aggiuntivi. Il costo della traduzione dipende da volume, complessità e urgenza, quindi più il materiale di partenza è pulito, più preciso sarà il prezzo finale.

• Il testo è definitivo: modifiche accettate, commenti eliminati, cifre aggiornate.
• Il file è modificabile, senza scansioni né immagini con testo importante.
• Sono indicati la lingua di destinazione, il pubblico di riferimento, lo scopo del testo e il canale di pubblicazione.
• Sono allegati glossario, traduzioni precedenti e requisiti di stile, se disponibili.
• È specificato cosa non tradurre e sono descritte le regole per date, valute e unità di misura.
• Sono definiti i tempi di consegna e si è chiarito se serve una revisione o un editing da parte di un madrelingua.
• È conservata la versione originale del file, nel caso serva un controllo di corrispondenza.

Preparare il testo per la traduzione richiede meno tempo che correggere gli errori dopo. Dedicate mezz'ora alla checklist prima dell'invio: l'ordine procederà più rapidamente e il risultato sarà più vicino a quello che vi aspettavate.