Wie Sie einen Text für die Übersetzung vorbereiten: Checkliste für weniger Zeit- und Kostenaufwand

Die meisten Verzögerungen und unnötigen Kosten in einem Übersetzungsprojekt entstehen, bevor der Übersetzer die erste Datei überhaupt geöffnet hat. Unvollständiger Kontext, widersprüchliche Änderungen im Text und ein ungünstiges Dateiformat kosten Tage und Budget. Die gute Nachricht ist, dass sich diese Probleme mit einigen einfachen Schritten lösen lassen. Im Folgenden erklären wir, was Sie mit dem Text tun sollten, bevor Sie eine professionelle Übersetzung beauftragen, und welche Informationen Sie dem Dienstleister mitgeben sollten.

Warum Sie keinen Rohentwurf weitergeben sollten

Der Übersetzer übersetzt genau den Text, den er erhält. Wenn darin noch Formulierungsvarianten, Kommentare von Kollegen in Klammern oder ein Abschnitt „TODO“ stehen, landet all das in der Übersetzung. Anschließend müssen Sie entweder für die Übersetzung überflüssiger Passagen bezahlen oder viel Zeit in die Abstimmung mit dem Übersetzer investieren, um herauszufinden, welche Fassung die endgültige ist.

Ein typisches Beispiel: Die Marketingabteilung schickt eine Präsentation zur Übersetzung, in der auf drei Folien veraltete Zahlen stehen und auf einer weiteren der Vermerk „Mit der Rechtsabteilung klären“ steht. Der Übersetzer übersetzt gewissenhaft alles, einschließlich der überholten Daten. Am Ende bezahlen Sie für Arbeit an einem Text, der ohnehin überarbeitet werden muss.

Prüfen Sie vor dem Versand, ob das Dokument abgestimmt ist, die Zahlen aktuell sind und sämtliche Kommentare und Korrekturen angenommen oder entfernt wurden. Die Fassung „zur Übersetzung“ sollte final sein und mit der Version übereinstimmen, die Sie tatsächlich veröffentlichen oder einreichen werden.

Geeignete Dateiformate und was Sie vermeiden sollten

Am besten funktionieren bearbeitbare Formate wie DOCX, ODT, TXT und RTF. Bei layoutintensiven Materialien können zusätzlich InDesign- oder Figma-Quelldateien hilfreich sein, sofern Sie diese bereitstellen können. Übersetzer arbeiten mit computergestützten Übersetzungswerkzeugen (CAT-Tools), und Text, der sich problemlos kopieren lässt, spart Vorbereitungszeit.

Folgendes sollten Sie vermeiden:

Scans und Fotos von Dokumenten. Der Text auf einem Bild muss zunächst per OCR erkannt werden, und diese Erkennung macht Fehler, besonders bei Tabellen, Stempeln und kleiner Schrift. Die Korrektur der Fehler dauert oft länger als die Übersetzung selbst. Falls es keine andere Möglichkeit gibt, erstellen Sie einen hochauflösenden Scan und weisen Sie den Dienstleister darauf hin, dass es sich um ein Bild handelt.

PDFs, die von einem Scanner stammen oder aus einer Bilddatei konvertiert wurden. Sie sehen äußerlich in Ordnung aus, doch der Text lässt sich womöglich nicht kopieren. Falls Sie die Originaldatei in Word haben, senden Sie diese.

Text in Bildern innerhalb von Präsentationen und Infografiken. Beschriftungen auf Bannern, Schaltflächen und Diagrammen werden leicht übersehen, und der Übersetzer muss sie manuell neu schreiben. Lagern Sie wichtige Texte in ein separates Dokument aus.

Unnötig komplexes Layout. Wenn der Text in Hunderte Textfelder zerstückelt ist, dauert die Übersetzung länger und die Formatierung kann sich beim Satz verschieben. Vereinbaren Sie bei solchen Materialien im Voraus, in welchem Format Sie die fertige Datei erhalten.

Kontext: Wer liest den Text, wozu und wo wird er veröffentlicht?

Ein und derselbe Satz kann unterschiedlich wirken. „Rabatte bis zu 30 %“ in einem Werbebrief für junge Kunden und in einem Liefervertrag erfordert völlig unterschiedliche Lösungen. Deshalb braucht der Übersetzer Kontext, und je ausführlicher dieser ist, desto präziser wird das Ergebnis. Das gilt sowohl für professionelle Übersetzungen als auch für Übersetzungen zum persönlichen Gebrauch.

Beantworten Sie sich einige Fragen und geben Sie die Antworten an den Dienstleister weiter: Wer wird den Text lesen, welche Aufgabe soll er nach dem Lesen erfüllen, in welchem Tonfall ist er verfasst, wo und in welcher Form wird er veröffentlicht? Eine Website, eine Broschüre, Untertitel für ein Video und eine technische Anleitung erfordern unterschiedliche Satzlängen und unterschiedlichen Wortschatz.

Nennen Sie außerdem Einschränkungen: Gibt es eine Zeichenbegrenzung für Überschriften und Schaltflächen, muss die Absatzstruktur erhalten bleiben, dürfen Witze und Redewendungen angepasst werden? Solche Details sind im Text meist nicht erkennbar, beeinflussen das Ergebnis aber stark.

Glossar, frühere Übersetzungen und Unternehmensstil

Wenn Ihr Unternehmen bereits Texte übersetzen ließ, ist das die wichtigste Ressource, um Kosten zu sparen. Stellen Sie ein Glossar mit freigegebenen Übersetzungen zusammen: Produktnamen, Berufsbezeichnungen, interne Prozesse, Dienstleistungsbezeichnungen. Wenn zum Beispiel „личный кабинет“ auf einer Version der Website als „personal account“ und auf einer anderen als „user dashboard“ übersetzt wurde, verwirrt das die Leser, und der Übersetzer muss erst klären, welche Variante richtig ist.

Geben Sie außerdem frühere Übersetzungen weiter, die Ihnen gefallen haben. Anhand dieser erkennt der Dienstleister, welchen Stil Sie bevorzugen: förmlicher oder umgangssprachlicher, mit „Sie“ oder neutral. Falls Sie einen Styleguide oder eine Liste verbotener Wörter besitzen, fügen Sie diese ebenfalls bei.

Wer regelmäßig Übersetzungen beauftragt, sollte eine gemeinsame Glossar-Datenbank und einen Stilleitfaden anlegen. So wird jeder neue Auftrag schneller und günstiger, und die Qualität bleibt konstant.

Was nicht übersetzt werden muss und wie Sie das kennzeichnen

Nicht jeder Text muss übersetzt werden. In Dokumenten stehen häufig Markennamen, Artikelnummern, Codes, E-Mail-Adressen, Abkürzungen, die üblicherweise in der Originalsprache bleiben, sowie Passagen, die unverändert bleiben sollen, etwa Rechtsangaben oder Programmcode.

Wenn Sie das nicht im Voraus kennzeichnen, übersetzt der Übersetzer womöglich Unnötiges oder fragt bei Ihnen nach, was zu tun ist, und das Warten auf die Antwort verzögert den Prozess. Die einfachste Lösung: Markieren Sie solche Passagen im Text, fügen Sie eine kurze Liste „Nicht übersetzen“ hinzu oder formulieren Sie die Regel im Begleitschreiben. Zum Beispiel: „Produktnamen und SKU-Bezeichnungen unverändert lassen, Datumsangaben im Zielland üblichen Format schreiben.“

Klären Sie zudem gesondert, wie Eigennamen, Maßeinheiten und Währungen zu behandeln sind. Manchmal müssen sie angepasst, manchmal unverändert übernommen werden. Ein einziger Satz in der Auftragsbeschreibung erspart eine ganze Runde Rückfragen.

Checkliste vor dem Absenden des Auftrags

Gehen Sie diese Liste durch, bevor Sie auf „Übersetzung beauftragen“ klicken. Das dauert nur wenige Minuten, spart aber Stunden an Abstimmung und mögliche Mehrkosten. Der Preis einer Übersetzung hängt von Umfang, Schwierigkeitsgrad und Dringlichkeit ab. Je sauberer das Ausgangsmaterial ist, desto genauer lässt sich der Endpreis kalkulieren.

• Der Text ist final: Korrekturen sind übernommen, Kommentare entfernt, Zahlen aktuell.
• Die Datei ist bearbeitbar, ohne Scans und Bilder mit wichtigem Text.
• Zielsprache, Zielgruppe, Zweck des Textes und Veröffentlichungsort sind angegeben.
• Glossar, frühere Übersetzungen und Stilvorgaben sind beigefügt, sofern vorhanden.
• Es ist vermerkt, was nicht übersetzt werden soll, und Regeln für Datumsangaben, Währungen und Maßeinheiten sind beschrieben.
• Die Frist ist festgelegt, und klar ist, ob ein Korrekturlesen oder Lektorat durch Muttersprachler nötig ist.
• Die Originalversion der Datei ist gesichert, falls ein Abgleich erforderlich wird.

Die Vorbereitung eines Textes für die Übersetzung braucht weniger Zeit als die Behebung von Fehlern danach. Investieren Sie eine halbe Stunde in diese Checkliste vor dem Versand, dann verläuft der Auftrag schneller und das Ergebnis entspricht eher Ihren Erwartungen.