Как подготовить текст к переводу: чек-лист, который экономит время и деньги

Большинство задержек и лишних счетов в переводческом проекте появляются ещё до того, как переводчик открыл первый файл. Неполный контекст, несогласованные правки в тексте и неудобный формат файла съедают дни работы и бюджет. Хорошая новость в том, что эти проблемы решаются несколькими простыми действиями. Ниже разберём, что сделать с текстом перед тем, как заказать перевод, и какую информацию передать исполнителю.

Почему нельзя отдавать черновик

Переводчик переводит именно тот текст, который получил. Если в нём остались варианты формулировок, комментарии коллег в скобках или раздел «TODO», всё это попадёт в перевод. Потом придётся либо платить за перевод лишних фрагментов, либо тратить время на переписку с вами, чтобы выяснить, что является окончательной версией.

Типичная ситуация: отдел маркетинга отправляет на перевод презентацию, где в трёх слайдах стоят старые цифры, а на одном написано «уточнить у юристов». Переводчик честно переведёт всё, включая устаревшие данные. В итоге вы оплатите работу над текстом, который всё равно придётся переделывать.

Перед отправкой проверьте, что документ согласован, цифры актуальны, а все комментарии и исправления приняты или удалены. Версия «для перевода» должна быть финальной и совпадать с той, которую вы собираетесь опубликовать или подать.

Удобные форматы файлов и чего избегать

Лучше всего работают редактируемые форматы: DOCX, ODT, TXT, RTF, а для версточных материалов ещё и исходники InDesign или Figma, если вы их сможете передать. Переводчики работают в системах автоматизированного перевода, и текст, который легко копируется, экономит время на подготовке.

Чего стоит избегать:

Сканы и фотографии документов. Текст на изображении нужно сначала распознать, а распознавание даёт ошибки, особенно в таблицах, печатях и мелком шрифте. Исправление ошибок занимает больше времени, чем сам перевод. Если другого варианта нет, сделайте скан высокого разрешения и предупредите исполнителя, что это изображение.

PDF, полученный из сканера или конвертированный из картинки. Внешне он выглядит нормально, но текст в нём может не копироваться. Если у вас есть исходный файл Word, отправляйте его.

Текст внутри картинок в презентациях и инфографике. Фразы на баннерах, кнопках и схемах легко пропустить, а переводчику придётся их переписывать вручную. Выносите важный текст в отдельный документ.

Сложная вёрстка без необходимости. Если текст разбит на сотни текстовых блоков, перевод будет дольше, а результат при верстке может «поплыть». Для таких материалов лучше заранее договориться о формате, в котором вы получите готовый файл.

Контекст: кто читает, зачем и где будет опубликован текст

Одна и та же фраза может звучать по-разному. «Скидки до 30 %» в рекламном письме для молодёжи и в договоре поставки требует совершенно разных решений. Поэтому переводчику нужен контекст, и чем он подробнее, тем точнее результат. Это касается и профессионального перевода, и перевода для личных целей.

Ответьте себе на несколько вопросов и передайте ответы исполнителю: кто будет читать текст, какую задачу он должен выполнить после прочтения, в каком тоне он написан, где и в каком виде будет опубликован. Сайт, брошюра, субтитры к видео и техническая инструкция требуют разной длины фраз и разной лексики.

Укажите и ограничения: есть ли лимит символов для заголовков и кнопок, нужно ли сохранять структуру абзацев, можно ли адаптировать шутки и идиомы. Эти детали обычно не видны в тексте, но сильно влияют на итог.

Глоссарий, прошлые переводы и стиль компании

Если компания уже переводила тексты раньше, это главный ресурс для экономии. Соберите глоссарий терминов с утверждёнными вариантами перевода: названия продуктов, должностей, внутренних процессов, названия услуг. Например, если в одной версии сайта «личный кабинет» переведён как «personal account», а в другой как «user dashboard», читатель запутается, а переводчику придётся выяснять, что правильно.

Передайте также прошлые переводы, которые считаются удачными. По ним исполнитель поймёт, какой стиль вам нравится: более официальный или разговорный, с обращением на «вы» или нейтральный. Если у вас есть руководство по стилю или список слов, которые нельзя использовать, добавьте и его.

Для тех, кто заказывает перевод регулярно, имеет смысл создать общую базу глоссария и «памятки» по стилю. Тогда каждый новый заказ будет быстрее и дешевле, а качество будет стабильным.

Что не нужно переводить и как это отметить

Не весь текст нужно переводить. В документах часто встречаются названия брендов, артикулы, коды, адреса электронной почты, сокращения, которые принято оставлять на языке оригинала, и фрагменты, которые должны остаться без изменений, например, юридические реквизиты или программный код.

Если вы не отметите это заранее, переводчик может либо перевести лишнее, либо спросить вас, что делать, и ожидание ответа затянет процесс. Простое решение: выделите такие фрагменты в тексте, добавьте короткий список «не переводить» или напишите правило в сопроводительном письме. Например: «Названия продуктов и аббревиатуры SKU оставить без изменений, даты оформить по принятому в стране получателя формату».

Отдельно договоритесь, как обрабатывать имена собственные, единицы измерения и валюты. Иногда их нужно адаптировать, иногда оставить как есть. Одна строчка в задании экономит целый раунд уточнений.

Чек-лист перед отправкой заказа

Пройдитесь по этому списку перед тем, как нажать кнопку «заказать перевод». Он займёт несколько минут, а сэкономит вам часы переписки и возможную переплату. Стоимость перевода зависит от объёма, сложности и срочности, поэтому чем чище исходный материал, тем точнее итоговая цена.

• Текст финальный: правки приняты, комментарии удалены, цифры актуальны.
• Файл редактируемый, без сканов и картинок с важным текстом.
• Указаны язык перевода, целевая аудитория, цель текста и площадка публикации.
• Приложены глоссарий, прошлые переводы и требования к стилю, если они есть.
• Отмечено, что не нужно переводить, и описаны правила для дат, валют и единиц измерения.
• Определён срок, и понятно, нужна ли вычитка или редактура носителем языка.
• Сохранена исходная версия файла на случай, если понадобится сверка.

Подготовка текста к переводу занимает меньше времени, чем исправление ошибок после него. Потратьте полчаса на чек-лист до отправки, и заказ пройдёт быстрее, а результат будет ближе к тому, что вы ожидали.