Så förbereder du en text för översättning: en checklista som sparar tid och pengar

De flesta förseningar och onödiga kostnader i ett översättningsprojekt uppstår redan innan översättaren har öppnat den första filen. Bristfälligt sammanhang, ogenomtänkta ändringar i texten och ett opraktiskt filformat slukar dagar av arbete och budget. Den goda nyheten är att problemen går att lösa med några enkla åtgärder. Nedan går vi igenom vad du bör göra med texten innan du beställer en professionell översättning och vilken information du ska lämna till leverantören.

Varför du inte bör skicka ett utkast

Översättaren översätter precis den text som den får. Om den innehåller alternativa formuleringar, kommentarer från kollegor inom parentes eller ett avsnitt med rubriken "TODO" kommer allt detta att följa med i översättningen. Då får du antingen betala för översättning av onödiga textdelar eller lägga tid på att diskutera med översättaren för att reda ut vilken version som är den slutliga.

Ett typiskt exempel: marknadsavdelningen skickar en presentation för översättning där tre bilder innehåller gamla siffror och en bild har texten "kontrollera med juristerna". Översättaren kommer troget att översätta allt, inklusive föråldrade uppgifter. Till slut betalar du för arbete på en text som ändå måste göras om.

Innan du skickar iväg materialet, kontrollera att dokumentet är godkänt, att siffrorna är aktuella och att alla kommentarer och ändringar antingen är accepterade eller borttagna. Versionen "för översättning" ska vara slutgiltig och överensstämma med den version som du tänker publicera eller lämna in.

Lämpliga filformat och vad du bör undvika

Redigerbara format fungerar bäst: DOCX, ODT, TXT, RTF och, för layoutmaterial, även källfiler från InDesign eller Figma om du kan tillhandahålla dem. Översättare arbetar i system för datorstödd översättning, och en text som enkelt går att kopiera sparar tid vid förberedelserna.

Det här bör du undvika:

Skannade dokument och fotografier. Text i en bild måste först igenkännas med OCR, och igenkänningen gör fel, särskilt i tabeller, stämplar och små teckensnitt. Att rätta felen tar ofta längre tid än själva översättningen. Om det inte finns något annat alternativ, gör en skanning i hög upplösning och informera leverantören om att det är en bild.

PDF-filer som kommer från en skanner eller har konverterats från en bild. De kan se normala ut, men texten kanske inte går att kopiera. Om du har originalfilen i Word, skicka den i stället.

Text inbäddad i bilder i presentationer och infografik. Fraser på banners, knappar och diagram är lätta att missa, och översättaren måste då skriva om dem manuellt. Flytta viktig text till ett separat dokument.

Komplicerad layout utan verklig nytta. Om texten är uppdelad i hundratals textrutor tar översättningen längre tid, och resultatet kan "flyta iväg" i layouten. För sådana material är det bäst att i förväg komma överens om vilket format den färdiga filen ska levereras i.

Sammanhang: vem läser, varför och var publiceras texten

En och samma fras kan låta olika. "Rabatter upp till 30 %" i ett reklambrev till unga och i ett leveransavtal kräver helt olika lösningar. Därför behöver översättaren sammanhang, och ju mer detaljerat det är, desto träffsäkrare blir resultatet. Detta gäller både för professionell översättning och för översättning för privat bruk.

Fundera över några frågor och lämna svaren till leverantören: vem ska läsa texten, vilken uppgift ska läsaren utföra efter att ha läst den, vilken ton används och var och i vilken form kommer texten att publiceras? Webbplats, broschyr, undertexter till video och teknisk instruktion kräver olika meningslängd och olika ordförråd.

Ange även eventuella begränsningar: finns det en teckengräns för rubriker och knappar, måste styckeindelningen behållas, får skämt och idiom anpassas? Dessa detaljer syns oftast inte i texten, men de påverkar slutresultatet kraftigt.

Ordlista, tidigare översättningar och företagets stil

Om företaget redan har låtit översätta texter tidigare är detta den viktigaste resursen för att spara pengar. Samla en ordlista med termer och godkända översättningar: produktnamn, befattningar, interna processer och tjänstenamn. Om till exempel "personligt konto" i en version av webbplatsen har översatts som "personal account" och i en annan som "user dashboard", blir läsaren förvirrad, och översättaren måste ta reda på vad som är rätt.

Skicka också med tidigare översättningar som du är nöjd med. Utifrån dem förstår leverantören vilken stil du föredrar: mer formell eller samtalston, tilltal med "du" eller neutralt. Om du har en stilguide eller en lista med ord som inte får användas, bifoga den också.

För dig som beställer översättningar regelbundet är det värt att skapa en gemensam ordlistedatabas och ett stil-PM. Då går varje ny beställning snabbare och billigare, och kvaliteten blir jämn.

Vad som inte ska översättas och hur du markerar det

Inte all text ska översättas. I dokument förekommer ofta varumärken, artikelnummer, koder, e-postadresser, förkortningar som brukar lämnas på originalspråket samt delar som ska förbli oförändrade, till exempel juridiska uppgifter eller programkod.

Om du inte markerar detta i förväg kan översättaren antingen översätta för mycket eller behöva fråga dig vad som gäller, och väntan på svar drar ut på processen. Den enkla lösningen är att markera sådana delar i texten, lägga till en kort lista med "ska inte översättas" eller skriva regeln i följebrevet. Till exempel: "Produktnamn och SKU-beteckningar lämnas oförändrade, datum skrivs enligt det format som används i mottagarlandet."

Kom dessutom överens om hur egennamn, måttenheter och valutor ska hanteras. Ibland ska de anpassas, ibland lämnas som de är. En enda rad i uppdragsbeskrivningen kan spara en hel omgång frågor och svar.

Checklista innan du skickar beställningen

Gå igenom listan nedan innan du klickar på "beställ översättning". Det tar några minuter och sparar dig timmar av mailväxling och eventuella extra kostnader. Priset för en översättning beror på omfattning, svårighetsgrad och brådska, så ju renare källmaterialet är, desto mer exakt blir slutpriset.

• Texten är slutgiltig: ändringar är accepterade, kommentarer borttagna och siffrorna aktuella.
• Filen är redigerbar, utan skanningar och bilder med viktig text.
• Målspråk, målgrupp, syfte med texten och publiceringsplats är angivna.
• Ordlista, tidigare översättningar och stilkrav är bifogade, om de finns.
• Det är markerat vad som inte ska översättas, och regler för datum, valutor och måttenheter är beskrivna.
• Tidsfristen är fastställd, och det är klart om korrekturläsning eller språkgranskning av en modersmålstalare behövs.
• Originalversionen av filen är sparad, för det fall att en jämförelse behövs.

Att förbereda en text för översättning tar mindre tid än att rätta fel efteråt. Lägg en halvtimme på checklistan innan du skickar iväg beställningen, så går det snabbare och resultatet blir närmare det du hade väntat dig.