Näin valmistelet tekstin käännöstä varten: tarkistuslista, joka säästää aikaa ja rahaa

Useimmat käännösprojektien viivästykset ja ylimääräiset laskut johtuvat asioista, jotka tapahtuvat jo ennen kuin kääntäjä on avannut ensimmäistäkään tiedostoa. Puutteelliset taustatiedot, tekstiin tehdyt hyväksymättömät muutokset ja hankala tiedostomuoto vievät työpäiviä ja kasvattavat budjettia. Hyvä uutinen on, että nämä ongelmat voi ratkaista muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä. Seuraavaksi käymme läpi, mitä tekstille kannattaa tehdä ennen käännöksen tilaamista ja mitä tietoja kääntäjälle kannattaa antaa.

Miksi keskeneräistä luonnosta ei kannata lähettää

Kääntäjä kääntää juuri sen tekstin, jonka on saanut. Jos siinä on yhä vaihtoehtoisia sanamuotoja, kollegoiden kommentteja sulkeissa tai ”TODO”-merkintöjä, ne kaikki päätyvät käännökseen. Sen jälkeen joudut joko maksamaan turhien tekstiosuuksien kääntämisestä tai käyttämään aikaa viestittelyyn kääntäjän kanssa, jotta selviää, mikä versio on lopullinen.

Tyypillinen tilanne: markkinointiosasto lähettää käännettäväksi esityksen, jonka kolmessa diassa on vanhat luvut ja yhdessä lukee ”tarkista lakiosastolta”. Kääntäjä kääntää kaiken tunnollisesti, myös vanhentuneet tiedot. Lopulta maksat tekstistä, joka pitää joka tapauksessa tehdä uudelleen.

Tarkista ennen lähettämistä, että asiakirjan sisältö on hyväksytty, luvut ovat ajan tasalla ja kaikki kommentit ja korjaukset on hyväksytty tai poistettu. Käännettäväksi lähetettävän version tulee olla lopullinen ja vastata sitä versiota, jonka aiot julkaista tai toimittaa.

Sopivat tiedostomuodot ja mitä kannattaa välttää

Parhaiten sopivat muokattavat tiedostomuodot: DOCX, ODT, TXT ja RTF. Taittotöissä kannattaa toimittaa myös alkuperäiset InDesign- tai Figma-tiedostot, jos se on mahdollista. Kääntäjät käyttävät käännöstyökaluja, ja helposti kopioitava teksti nopeuttaa valmistelua.

Vältä seuraavia:

Asiakirjojen skannaukset ja valokuvat. Kuvassa oleva teksti on ensin tunnistettava, ja tunnistuksessa syntyy virheitä etenkin taulukoissa, leimoissa ja pienellä painetussa tekstissä. Virheiden korjaaminen vie enemmän aikaa kuin itse kääntäminen. Jos muuta vaihtoehtoa ei ole, tee korkearesoluutioinen skannaus ja kerro kääntäjälle, että kyseessä on kuva.

Skannerilla luotu tai kuvasta muunnettu PDF-tiedosto. Se näyttää ulospäin tavalliselta, mutta sen tekstiä ei välttämättä voi kopioida. Jos sinulla on alkuperäinen Word-tiedosto, lähetä se.

Esitysten ja infografiikoiden kuviin upotettu teksti. Banderollien, painikkeiden ja kaavioiden tekstit jäävät helposti huomaamatta, ja kääntäjän on kirjoitettava ne käsin. Siirrä tärkeät tekstit erilliseen asiakirjaan.

Tarpeettoman monimutkainen taitto. Jos teksti on jaettu satoihin tekstilaatikoihin, kääntäminen kestää kauemmin ja taitto voi mennä lopputuloksessa sekaisin. Tällaisen aineiston kohdalla kannattaa sopia etukäteen, missä muodossa saat valmiin tiedoston.

Taustatiedot: kuka tekstin lukee, miksi ja missä se julkaistaan

Sama lause voidaan muotoilla eri tavoin. ”Jopa 30 % alennusta” nuorille suunnatussa mainosviestissä ja toimitussopimuksessa vaatii aivan erilaisia ratkaisuja. Siksi kääntäjä tarvitsee taustatietoja: mitä tarkemmat ne ovat, sitä parempi lopputulos. Tämä koskee sekä ammattimaista käännöstä että henkilökohtaiseen käyttöön tehtävää käännöstä.

Vastaa muutamaan kysymykseen ja välitä vastaukset kääntäjälle: kuka tekstin lukee, mitä lukijan on tarkoitus tehdä tekstin luettuaan, millä tyylillä teksti on kirjoitettu ja missä ja missä muodossa se julkaistaan. Verkkosivusto, esite, videon tekstitys ja tekninen käyttöohje vaativat erilaisia lausepituuksia ja sanastoa.

Kerro myös rajoituksista: onko otsikoille ja painikkeille merkkirajoituksia, pitääkö kappalejako säilyttää ja saako vitsejä ja idiomeja mukauttaa. Tällaiset yksityiskohdat eivät yleensä käy ilmi itse tekstistä, mutta vaikuttavat lopputulokseen merkittävästi.

Sanasto, aiemmat käännökset ja yrityksen tyyli

Jos yritys on käännättänyt tekstejä aiemmin, aiemmista käännöksistä on paljon apua kustannusten säästämisessä. Kokoa sanasto, johon on merkitty hyväksytyt käännökset: tuotteiden ja palvelujen nimet, tehtävänimikkeet ja sisäiset prosessit. Jos esimerkiksi sivuston yhdessä versiossa ”henkilökohtainen tili” on käännetty muotoon ”personal account” ja toisessa muotoon ”user dashboard”, lukija hämmentyy ja kääntäjän on selvitettävä, kumpi on oikea.

Toimita myös onnistuneina pidettyjä aiempia käännöksiä. Niiden perusteella kääntäjä ymmärtää, millaisesta tyylistä pidät: virallisemmasta vai puhekielisemmästä, teitittelymuodosta vai neutraalista tyylistä. Jos sinulla on tyyliopas tai lista sanoista, joita ei saa käyttää, toimita sekin.

Jos tilaat käännöksiä säännöllisesti, kannattaa luoda yhteinen sanastotietokanta ja tyyliohje. Näin jokainen uusi tilaus valmistuu nopeammin ja edullisemmin, ja laatu pysyy tasaisena.

Mitä ei tarvitse kääntää ja miten se merkitään

Kaikkea tekstiä ei tarvitse kääntää. Asiakirjoissa on usein tuotemerkkejä, tuotenumerokoodeja, koodeja, sähköpostiosoitteita ja lyhenteitä, jotka jätetään tavallisesti alkuperäiskielelle, sekä tekstiosuuksia, joiden on pysyttävä ennallaan, kuten juridisia tietoja tai ohjelmakoodia.

Jos et kerro tästä etukäteen, kääntäjä saattaa joko kääntää turhaa tekstiä tai kysyä, miten pitäisi toimia. Vastauksen odottaminen viivästyttää työtä. Yksinkertainen ratkaisu: merkitse tällaiset tekstiosuudet, lisää lyhyt ”Älä käännä” -lista tai kerro ohje saateviestissä. Esimerkiksi: ”Jätä tuotteiden nimet ja SKU-lyhenteet ennalleen ja merkitse päivämäärät vastaanottajamaan käytännön mukaisesti.”

Sovi erikseen, miten erisnimiä, mittayksiköitä ja valuuttoja käsitellään. Joskus ne pitää mukauttaa, joskus taas jättää ennalleen. Yksi rivi toimeksiannossa säästää kokonaisen lisäkysymyskierroksen.

Tarkistuslista ennen tilauksen lähettämistä

Käy tämä lista läpi ennen kuin painat ”Tilaa käännös” -painiketta. Siihen kuluu muutama minuutti, mutta säästät tunteja viestittelyssä ja mahdollisissa lisäkuluissa. Käännöksen hinta riippuu tekstin määrästä, vaikeudesta ja kiireellisyydestä, joten mitä siistimpi lähtöaineisto on, sitä tarkempi on lopullinen hinta.

• Teksti on lopullinen: muutokset on hyväksytty, kommentit poistettu ja luvut ajan tasalla.
• Tiedosto on muokattava eikä sisällä skannauksia tai kuvia, joissa on tärkeää tekstiä.
• Käännöksen kieli, kohdeyleisö, tekstin tarkoitus ja julkaisukanava on ilmoitettu.
• Sanasto, aiemmat käännökset ja tyylivaatimukset on liitetty mukaan, jos sellaisia on.
• Kääntämättä jätettävät kohdat on merkitty, ja päivämääriä, valuuttoja ja mittayksiköitä koskevat ohjeet on annettu.
• Määräaika on sovittu, ja on selvää, tarvitaanko äidinkielisen kielenpuhujan oikolukua tai editointia.
• Alkuperäinen tiedostoversio on tallessa mahdollista tarkistamista varten.

Tekstin valmistelu käännöstä varten vie vähemmän aikaa kuin virheiden korjaaminen jälkikäteen. Käytä puoli tuntia tarkistuslistan läpikäymiseen ennen lähettämistä, niin tilaus valmistuu nopeammin ja lopputulos vastaa paremmin odotuksiasi.