Cara Menyiapkan Teks untuk Diterjemahkan: Daftar Periksa yang Menghemat Waktu dan Biaya

Sebagian besar keterlambatan dan tagihan tambahan dalam proyek penerjemahan terjadi bahkan sebelum penerjemah membuka berkas pertama. Konteks yang tidak lengkap, perubahan teks yang belum disepakati, dan format berkas yang tidak praktis menyita waktu berhari-hari dan menguras anggaran. Kabar baiknya, masalah ini bisa diatasi dengan beberapa langkah sederhana. Berikut ini hal-hal yang perlu dilakukan pada teks sebelum memesan terjemahan dan informasi yang perlu disampaikan kepada penerjemah.

Mengapa draf tidak boleh dikirim

Penerjemah menerjemahkan teks yang diterimanya. Jika masih ada beberapa alternatif frasa, komentar rekan kerja di dalam tanda kurung, atau bagian «TODO», semuanya akan ikut diterjemahkan. Setelah itu, Anda harus membayar penerjemahan bagian yang tidak diperlukan atau menghabiskan waktu untuk berkomunikasi dengan penerjemah guna menjelaskan versi mana yang final.

Situasi yang sering terjadi: departemen pemasaran mengirimkan presentasi untuk diterjemahkan, tetapi tiga slide masih memuat angka lama dan satu slide bertuliskan «tanyakan kepada tim hukum». Penerjemah akan menerjemahkan semuanya dengan cermat, termasuk data yang sudah tidak berlaku. Akibatnya, Anda membayar untuk menerjemahkan teks yang tetap harus dikerjakan ulang.

Sebelum mengirim, pastikan dokumen sudah disetujui, angkanya sudah diperbarui, dan semua komentar serta perubahan sudah diterapkan atau dihapus. Versi «untuk diterjemahkan» harus sudah final dan sama dengan versi yang akan Anda publikasikan atau serahkan.

Format berkas yang praktis dan yang sebaiknya dihindari

Format yang paling cocok adalah format yang dapat diedit: DOCX, ODT, TXT, RTF, serta berkas sumber InDesign atau Figma untuk materi tata letak, jika Anda bisa mengirimkannya. Penerjemah menggunakan sistem penerjemahan berbantuan komputer, sehingga teks yang mudah disalin akan menghemat waktu persiapan.

Hal-hal yang sebaiknya dihindari:

Pindaian dan foto dokumen. Teks dalam gambar harus dikenali terlebih dahulu, dan proses pengenalan teks bisa menghasilkan kesalahan, terutama pada tabel, stempel, dan tulisan berukuran kecil. Memperbaiki kesalahan tersebut membutuhkan waktu lebih lama daripada menerjemahkan teksnya. Jika tidak ada pilihan lain, buat pindaian beresolusi tinggi dan beri tahu penerjemah bahwa berkas tersebut berupa gambar.

PDF hasil pemindaian atau konversi dari gambar. Tampilannya mungkin terlihat baik, tetapi teks di dalamnya belum tentu bisa disalin. Jika Anda memiliki berkas Word asli, kirimkan berkas tersebut.

Teks di dalam gambar pada presentasi dan infografik. Teks pada spanduk, tombol, dan diagram mudah terlewat, sehingga penerjemah harus menyalinnya secara manual. Pindahkan teks penting ke dokumen terpisah.

Tata letak yang rumit tanpa alasan yang jelas. Jika teks terbagi menjadi ratusan kotak teks, proses penerjemahan akan lebih lama dan hasilnya bisa «berantakan» saat ditata ulang. Untuk materi seperti ini, sebaiknya sepakati terlebih dahulu format berkas hasil akhirnya.

Konteks: siapa yang membaca, apa tujuannya, dan di mana teks akan dipublikasikan

Kalimat yang sama bisa terdengar berbeda. «Diskon hingga 30%» dalam email promosi untuk kaum muda dan dalam kontrak pasokan memerlukan pendekatan yang sangat berbeda. Karena itu, penerjemah membutuhkan konteks, dan semakin lengkap konteksnya, semakin akurat hasilnya. Hal ini berlaku baik untuk terjemahan profesional maupun terjemahan untuk keperluan pribadi.

Jawablah beberapa pertanyaan berikut dan sampaikan jawabannya kepada penerjemah: siapa yang akan membaca teks tersebut, apa yang diharapkan mereka lakukan setelah membacanya, seperti apa nada penulisannya, serta di mana dan dalam format apa teks akan dipublikasikan. Situs web, brosur, subtitle video, dan panduan teknis memerlukan panjang kalimat dan kosakata yang berbeda.

Sampaikan juga batasannya: apakah ada batas jumlah karakter untuk judul dan tombol, apakah struktur paragraf harus dipertahankan, dan apakah lelucon serta idiom boleh diadaptasi. Detail seperti ini biasanya tidak terlihat dalam teks, tetapi sangat memengaruhi hasil akhirnya.

Glosarium, terjemahan sebelumnya, dan gaya perusahaan

Jika perusahaan pernah menerjemahkan teks sebelumnya, materi tersebut merupakan sumber utama untuk menghemat waktu dan biaya. Susun glosarium istilah dengan padanan terjemahan yang telah disetujui: nama produk, jabatan, proses internal, dan nama layanan. Misalnya, jika pada satu versi situs «akun pribadi» diterjemahkan sebagai «personal account», sedangkan di versi lain menjadi «user dashboard», pembaca akan kebingungan dan penerjemah harus mencari tahu mana yang benar.

Sertakan juga terjemahan sebelumnya yang dianggap berhasil. Dari situ, penerjemah akan memahami gaya yang Anda sukai: lebih resmi atau santai, menggunakan sapaan langsung atau nada netral. Jika Anda memiliki panduan gaya atau daftar kata yang tidak boleh digunakan, sertakan juga.

Bagi Anda yang rutin memesan terjemahan, sebaiknya buat glosarium bersama dan «panduan» gaya. Dengan begitu, setiap pesanan baru akan lebih cepat dan murah, sementara kualitasnya tetap konsisten.

Bagian yang tidak perlu diterjemahkan dan cara menandainya

Tidak semua teks perlu diterjemahkan. Dokumen sering kali memuat nama merek, nomor produk, kode, alamat email, singkatan yang biasanya dibiarkan dalam bahasa aslinya, serta bagian yang harus tetap sama, misalnya data hukum perusahaan atau kode program.

Jika Anda tidak menandainya sejak awal, penerjemah mungkin menerjemahkan bagian yang tidak perlu atau bertanya kepada Anda apa yang harus dilakukan, sehingga prosesnya tertunda sambil menunggu jawaban. Solusinya sederhana: tandai bagian tersebut dalam teks, tambahkan daftar singkat «jangan diterjemahkan», atau tuliskan aturannya dalam surat pengantar. Contohnya: «Biarkan nama produk dan singkatan SKU tanpa perubahan; sesuaikan format tanggal dengan kebiasaan di negara penerima».

Sepakati secara terpisah cara menangani nama diri, satuan ukuran, dan mata uang. Terkadang semuanya perlu disesuaikan, terkadang dibiarkan apa adanya. Satu baris dalam instruksi dapat menghemat satu putaran tanya jawab.

Daftar periksa sebelum mengirim pesanan

Periksa daftar ini sebelum mengeklik tombol «pesan terjemahan». Prosesnya hanya memakan waktu beberapa menit, tetapi dapat menghemat waktu berjam-jam untuk berkomunikasi dan mencegah biaya tambahan. Biaya terjemahan bergantung pada volume, tingkat kerumitan, dan tenggat pengerjaan. Karena itu, semakin rapi materi sumber, semakin akurat perkiraan biaya akhirnya.

• Teks sudah final: perubahan telah diterapkan, komentar dihapus, dan angka sudah diperbarui.
• Berkas dapat diedit, tanpa hasil pindai atau gambar yang memuat teks penting.
• Bahasa terjemahan, target pembaca, tujuan teks, dan media publikasi telah dicantumkan.
• Glosarium, terjemahan sebelumnya, dan persyaratan gaya telah disertakan, jika tersedia.
• Bagian yang tidak perlu diterjemahkan sudah ditandai, dan aturan untuk tanggal, mata uang, serta satuan ukuran sudah dijelaskan.
• Tenggat telah ditentukan, dan sudah jelas apakah teks perlu diperiksa atau disunting oleh penutur asli.
• Versi asli berkas telah disimpan untuk berjaga-jaga jika perlu dibandingkan.

Menyiapkan teks untuk diterjemahkan membutuhkan waktu lebih singkat daripada memperbaiki kesalahan setelahnya. Luangkan setengah jam untuk memeriksa daftar ini sebelum mengirim pesanan, agar prosesnya lebih cepat dan hasilnya lebih sesuai dengan harapan Anda.