Sådan forbereder du en tekst til oversættelse: En tjekliste, der sparer tid og penge

De fleste forsinkelser og ekstraregninger i et oversættelsesprojekt opstår, før oversætteren overhovedet har åbnet den første fil. Manglende kontekst, ændringer i teksten, som ikke er afstemt, og et uhensigtsmæssigt filformat koster både arbejdsdage og penge. Den gode nyhed er, at problemerne kan løses med nogle få enkle tiltag. Her gennemgår vi, hvad du skal gøre med teksten, inden du bestiller en oversættelse, og hvilke oplysninger du skal give oversætteren.

Derfor skal du ikke sende et udkast

Oversætteren oversætter den tekst, vedkommende har fået. Hvis der stadig står alternative formuleringer, kollegers kommentarer i parentes eller et afsnit med overskriften »TODO«, kommer det hele med i oversættelsen. Så må du enten betale for oversættelse af tekst, der ikke skulle have været med, eller bruge tid på at skrive frem og tilbage for at afklare, hvilken version der er den endelige.

Et typisk eksempel: Marketingafdelingen sender en præsentation til oversættelse, hvor der står gamle tal på tre slides, og hvor der på én slide står »afklar med juristerne«. Oversætteren oversætter selvfølgelig det hele, også de forældede oplysninger. Resultatet er, at du betaler for arbejde med en tekst, der alligevel skal laves om.

Inden du sender dokumentet, skal du sikre dig, at det er godkendt, at tallene er opdaterede, og at alle kommentarer og rettelser enten er accepteret eller slettet. Versionen »til oversættelse« skal være den endelige version og være identisk med den, du vil offentliggøre eller indsende.

Gode filformater – og dem, du bør undgå

Redigerbare formater fungerer bedst: DOCX, ODT, TXT og RTF. Til layoutmateriale er kildefiler fra InDesign eller Figma også gode, hvis du kan sende dem. Oversættere arbejder med computerassisterede oversættelsesværktøjer, og tekst, der er nem at kopiere, sparer tid i forberedelsen.

Det bør du undgå:

Scanninger og fotos af dokumenter. Teksten på billedet skal først genkendes, og tekstgenkendelsen kan give fejl, især i tabeller, stempler og lille skrift. Det tager længere tid at rette fejlene end at oversætte selve teksten. Hvis du ikke har andre muligheder, skal du lave en scanning i høj opløsning og fortælle oversætteren, at det er et billede.

PDF-filer, der er scannet eller konverteret fra et billede. De ser umiddelbart fine ud, men teksten kan være umulig at kopiere. Hvis du har den oprindelige Word-fil, så send den i stedet.

Tekst inde i billeder i præsentationer og infografikker. Tekst på bannere, knapper og diagrammer er let at overse, og oversætteren bliver nødt til at skrive den ind manuelt. Sæt vigtig tekst ind i et separat dokument.

Unødvendigt kompliceret layout. Hvis teksten er fordelt på hundredvis af tekstbokse, tager oversættelsen længere tid, og layoutet kan skride, når det sættes op igen. For den slags materiale er det bedst på forhånd at aftale, hvilket format du får den færdige fil i.

Kontekst: Hvem læser teksten, hvad er formålet, og hvor skal den offentliggøres?

Den samme formulering kan lyde forskelligt afhængigt af sammenhængen. »Op til 30 % rabat« kræver helt forskellige løsninger i en reklamemail til unge og i en leveringsaftale. Derfor har oversætteren brug for kontekst, og jo mere detaljeret den er, desto mere præcist bliver resultatet. Det gælder både professionel oversættelse og oversættelse til private formål.

Besvar et par spørgsmål, og giv svarene videre til oversætteren: Hvem skal læse teksten? Hvad skal læseren gøre, når vedkommende har læst den? Hvilken tone er teksten skrevet i? Hvor og i hvilken form skal den offentliggøres? En hjemmeside, en brochure, undertekster til en video og en teknisk vejledning kræver forskellige sætningslængder og ordvalg.

Angiv også eventuelle begrænsninger: Er der en tegngrænse for overskrifter og knapper? Skal afsnittenes struktur bevares? Må vittigheder og idiomer tilpasses? Disse detaljer fremgår som regel ikke af teksten, men de har stor betydning for det endelige resultat.

Ordlister, tidligere oversættelser og virksomhedens stil

Hvis virksomheden har fået oversat tekster før, er det den vigtigste ressource, når der skal spares tid og penge. Lav en ordliste med godkendte oversættelser af fagtermer: produktnavne, stillingsbetegnelser, interne processer og navne på ydelser. Hvis »personal account« bruges i én version af hjemmesiden, mens der i en anden står »user dashboard«, bliver læseren forvirret, og oversætteren må finde ud af, hvilken betegnelse der er den rigtige.

Send også tidligere oversættelser, som I er tilfredse med. De hjælper oversætteren med at forstå, hvilken stil I foretrækker: mere formel eller mere uformel, med tiltaleformen »De« eller neutralt. Hvis I har en stilguide eller en liste over ord, der ikke må bruges, skal den også følge med.

Hvis du bestiller oversættelser regelmæssigt, kan det betale sig at oprette en fælles ordliste og en stilguide. Så bliver hver ny bestilling hurtigere og billigere, og kvaliteten bliver mere ensartet.

Hvad skal ikke oversættes, og hvordan angiver du det?

Det er ikke al tekst, der skal oversættes. Dokumenter indeholder ofte varemærker, varenummer, koder, e-mailadresser, forkortelser, der normalt bevares på originalsproget, og tekststykker, der skal forblive uændrede, for eksempel juridiske oplysninger eller programkode.

Hvis du ikke angiver det på forhånd, kan oversætteren enten oversætte tekst, der ikke skulle have været med, eller spørge dig, hvad der skal gøres. Så trækker processen ud, mens oversætteren venter på svar. Den enkle løsning er at markere de relevante tekststykker, tilføje en kort liste over det, der »ikke skal oversættes«, eller skrive en regel i den ledsagende mail. For eksempel: »Produktnavne og SKU-forkortelser skal bevares uændret. Datoer skal følge det format, der bruges i modtagerlandet.«

Aftal særskilt, hvordan egennavne, måleenheder og valutaer skal håndteres. Nogle gange skal de tilpasses, andre gange bevares som de er. En enkelt linje i bestillingen kan spare en hel runde med spørgsmål.

Tjekliste inden du sender din bestilling

Gennemgå denne liste, inden du trykker på knappen »Bestil oversættelse«. Det tager nogle få minutter, men sparer dig for timevis af korrespondance og mulige ekstraudgifter. Prisen på en oversættelse afhænger af omfang, kompleksitet og hastegrad, så jo bedre kildematerialet er, desto mere præcis bliver den endelige pris.

• Teksten er endelig: Rettelserne er accepteret, kommentarerne slettet, og tallene er opdaterede.
• Filen kan redigeres og indeholder hverken scanninger eller billeder med vigtig tekst.
• Oversættelsessproget, målgruppen, tekstens formål og stedet, hvor den skal offentliggøres, er angivet.
• Ordliste, tidligere oversættelser og stilkrav er vedlagt, hvis de findes.
• Det er angivet, hvad der ikke skal oversættes, og hvordan datoer, valutaer og måleenheder skal håndteres.
• Fristen er fastlagt, og det er afklaret, om der er behov for korrektur eller redigering udført af en modersmålstalende.
• Den oprindelige filversion er gemt, hvis der bliver brug for at sammenligne.

Det tager mindre tid at forberede en tekst til oversættelse end at rette fejl bagefter. Brug en halv time på tjeklisten, inden du sender teksten, så går bestillingen hurtigere, og resultatet kommer tættere på det, du forventede.