Як підготувати текст до перекладу: чекліст, який заощаджує час і гроші

Більшість затримок і зайвих рахунків у перекладацькому проєкті виникають ще до того, як перекладач відкрив перший файл. Брак контексту, неузгоджені правки в тексті та незручний формат файлу забирають робочі дні й кошти. Добра новина в тому, що ці проблеми можна розв’язати кількома простими діями. Нижче розглянемо, що зробити з текстом перед тим, як замовити переклад, і яку інформацію передати виконавцю.

Чому не можна надсилати чернетку

Перекладач перекладає саме той текст, який отримав. Якщо в ньому залишилися варіанти формулювань, коментарі колег у дужках або розділ «TODO», усе це потрапить у переклад. Потім доведеться або платити за переклад зайвих фрагментів, або витрачати час на листування з вами, щоб з’ясувати, яка версія остаточна.

Типова ситуація: відділ маркетингу надсилає на переклад презентацію, у якій на трьох слайдах наведені старі цифри, а на одному написано «уточнити в юристів». Перекладач сумлінно перекладе все, зокрема й застарілі дані. У результаті ви оплатите роботу над текстом, який усе одно доведеться переробляти.

Перед надсиланням перевірте, чи узгоджено документ, чи актуальні цифри, а також чи прийнято або видалено всі коментарі й виправлення. Версія «для перекладу» має бути остаточною й збігатися з тією, яку ви збираєтеся опублікувати або подати.

Зручні формати файлів і чого варто уникати

Найкраще підходять формати, які можна редагувати: DOCX, ODT, TXT, RTF, а для матеріалів із версткою — ще й вихідні файли InDesign або Figma, якщо ви можете їх передати. Перекладачі працюють у системах автоматизованого перекладу, і текст, який легко копіювати, заощаджує час на підготовку.

Чого варто уникати:

Сканів і фотографій документів. Текст на зображенні спочатку потрібно розпізнати, а розпізнавання дає помилки, особливо в таблицях, печатках і дрібному шрифті. Виправлення помилок забирає більше часу, ніж сам переклад. Якщо іншого варіанта немає, зробіть скан із високою роздільною здатністю й попередьте виконавця, що це зображення.

PDF-файлів, отриманих зі сканера або конвертованих із зображення. Зовні вони мають нормальний вигляд, але текст у них може не копіюватися. Якщо у вас є вихідний файл Word, надсилайте його.

Тексту всередині зображень у презентаціях та інфографіці. Фрази на банерах, кнопках і схемах легко пропустити, а перекладачеві доведеться переписувати їх вручну. Винесіть важливий текст в окремий документ.

Складної верстки без потреби. Якщо текст розбито на сотні текстових блоків, переклад триватиме довше, а під час верстки результат може «поплисти». Для таких матеріалів краще заздалегідь домовитися про формат, у якому ви отримаєте готовий файл.

Контекст: хто читатиме текст, для чого і де його опублікують

Та сама фраза може звучати по-різному. «Знижки до 30 %» у рекламному листі для молоді й у договорі постачання потребує зовсім різних рішень. Тому перекладачеві потрібен контекст, і що докладніший він буде, то точнішим буде результат. Це стосується і професійного перекладу, і перекладу для особистих потреб.

Дайте відповіді на кілька запитань і передайте їх виконавцю: хто читатиме текст, яке завдання він має виконати після прочитання, у якому тоні його написано, де і в якому вигляді його буде опубліковано. Для сайту, брошури, субтитрів до відео й технічної інструкції потрібні різна довжина речень і різна лексика.

Зазначте також обмеження: чи є ліміт символів для заголовків і кнопок, чи потрібно зберігати структуру абзаців, чи можна адаптувати жарти та ідіоми. Зазвичай цих деталей не видно в тексті, але вони суттєво впливають на результат.

Глосарій, попередні переклади та стиль компанії

Якщо компанія вже перекладала тексти раніше, це головний ресурс для заощадження коштів. Зберіть глосарій термінів із затвердженими варіантами перекладу: назви продуктів, посад, внутрішніх процесів, послуг. Наприклад, якщо в одній версії сайту «особистий кабінет» перекладено як «personal account», а в іншій — як «user dashboard», читач заплутається, а перекладачеві доведеться з’ясовувати, який варіант правильний.

Передайте також попередні переклади, які вважаєте вдалими. За ними виконавець зрозуміє, який стиль вам до вподоби: офіційніший чи розмовний, зі звертанням на «ви» чи нейтральний. Якщо у вас є посібник зі стилю або перелік слів, які не можна використовувати, додайте і його.

Тим, хто регулярно замовляє переклади, варто створити спільну базу глосарія та «пам’ятку» зі стилю. Тоді кожне нове замовлення виконуватиметься швидше й коштуватиме дешевше, а якість буде стабільною.

Що не потрібно перекладати і як це позначити

Не весь текст потрібно перекладати. У документах часто трапляються назви брендів, артикули, коди, адреси електронної пошти, скорочення, які заведено залишати мовою оригіналу, а також фрагменти, які мають залишитися без змін, наприклад юридичні реквізити або програмний код.

Якщо не позначити це заздалегідь, перекладач може або перекласти зайве, або запитати вас, що робити, і очікування на відповідь затягне процес. Просте рішення: виділіть такі фрагменти в тексті, додайте короткий список «не перекладати» або зазначте це правило в супровідному листі. Наприклад: «Назви продуктів і абревіатури SKU залишити без змін, дати оформити у форматі, прийнятому в країні одержувача».

Окремо домовтеся, як опрацьовувати власні назви, одиниці вимірювання та валюти. Іноді їх потрібно адаптувати, іноді — залишити без змін. Один рядок у завданні заощадить цілий раунд уточнень.

Чекліст перед надсиланням замовлення

Пройдіться за цим списком, перш ніж натиснути кнопку «замовити переклад». Це займе кілька хвилин, зате заощадить години листування й допоможе уникнути можливої переплати. Вартість перекладу залежить від обсягу, складності та терміновості, тому що якісніший вихідний матеріал, то точнішою буде остаточна ціна.

• Текст остаточний: правки прийнято, коментарі видалено, цифри актуальні.
• Файл можна редагувати, у ньому немає сканів і зображень із важливим текстом.
• Зазначено мову перекладу, цільову аудиторію, мету тексту й місце його публікації.
• Додано глосарій, попередні переклади й вимоги до стилю, якщо вони є.
• Позначено, що не потрібно перекладати, і описано правила оформлення дат, валют та одиниць вимірювання.
• Визначено термін виконання, зрозуміло, чи потрібна вичитка або редагування носієм мови.
• Збережено вихідну версію файлу на випадок, якщо знадобиться звірка.

Підготовка тексту до перекладу забирає менше часу, ніж виправлення помилок після нього. Приділіть пів години чеклісту перед надсиланням — і замовлення буде виконано швидше, а результат буде ближчим до того, на що ви очікували.