Cómo preparar un texto para la traducción: lista de comprobación que ahorra tiempo y dinero

La mayoría de los retrasos y de los gastos adicionales en un proyecto de traducción surgen incluso antes de que el traductor abra el primer archivo. El contexto incompleto, las correcciones no coordinadas en el texto y un formato de archivo poco práctico devoran días de trabajo y presupuesto. La buena noticia es que estos problemas se resuelven con unas pocas acciones sencillas. A continuación, veamos qué hacer con el texto antes de encargar una traducción profesional y qué información facilitar al proveedor.

Por qué no conviene entregar un borrador

El traductor traduce exactamente el texto que recibe. Si en él quedan variantes de redacción, comentarios de compañeros entre paréntesis o una sección «TODO», todo eso acabará en la traducción. Después tendrá que pagar por traducir fragmentos innecesarios o dedicar tiempo a escribirle para aclarar cuál es la versión definitiva.

Una situación habitual: el departamento de marketing envía a traducir una presentación en la que tres diapositivas contienen cifras antiguas y en otra aparece la frase «consultar con los abogados». El traductor traducirá fielmente todo, incluidos los datos desactualizados. Al final, pagará por un trabajo sobre un texto que, de todos modos, habrá que rehacer.

Antes de enviarlo, compruebe que el documento está aprobado, que las cifras están actualizadas y que todos los comentarios y correcciones se han aceptado o eliminado. La versión «para traducir» debe ser la final y coincidir con la que vaya a publicar o presentar.

Formatos de archivo prácticos y qué evitar

Los formatos editables son los que mejor funcionan: DOCX, ODT, TXT, RTF y, en el caso de materiales maquetados, también los archivos fuente de InDesign o Figma, si puede facilitarlos. Los traductores trabajan con sistemas de traducción asistida, y un texto que se puede copiar con facilidad ahorra tiempo en la preparación.

Conviene evitar:

Escaneados y fotografías de documentos. El texto de una imagen primero debe reconocerse, y el reconocimiento genera errores, sobre todo en tablas, sellos y letra pequeña. Corregir esos errores lleva más tiempo que la propia traducción. Si no hay otra opción, haga un escaneo de alta resolución y advierta al proveedor de que se trata de una imagen.

PDF obtenidos con un escáner o convertidos desde una imagen. Por fuera parecen correctos, pero es posible que su texto no se pueda copiar. Si dispone del archivo original de Word, envíe ese.

Texto dentro de imágenes en presentaciones e infografías. Las frases de banners, botones y diagramas se pasan por alto con facilidad, y el traductor tendrá que volver a escribirlas a mano. Saque el texto importante a un documento aparte.

Maquetación compleja sin necesidad. Si el texto está dividido en cientos de bloques, la traducción tardará más y el resultado puede «descolocarse» al maquetar. En estos casos, es mejor acordar de antemano el formato en el que recibirá el archivo final.

Contexto: quién lee, para qué y dónde se publicará el texto

Una misma frase puede sonar de forma distinta. «Descuentos de hasta un 30 %» en un correo publicitario dirigido a jóvenes y en un contrato de suministro exige soluciones totalmente diferentes. Por eso el traductor necesita contexto, y cuanto más detallado sea, más preciso será el resultado. Esto vale tanto para la traducción profesional como para la traducción de uso personal.

Respóndase a unas cuantas preguntas y comunique las respuestas al proveedor: quién va a leer el texto, qué tarea debe permitirle realizar después de leerlo, en qué tono está escrito y dónde y en qué formato se publicará. Una web, un folleto, los subtítulos de un vídeo y unas instrucciones técnicas requieren longitudes de frase y léxico distintos.

Indique también las restricciones: si hay un límite de caracteres para titulares y botones, si hay que conservar la estructura de los párrafos y si se pueden adaptar chistes y expresiones idiomáticas. Estos detalles suelen no verse en el texto, pero influyen mucho en el resultado final.

Glosario, traducciones anteriores y estilo de la empresa

Si la empresa ya ha traducido textos antes, este es el recurso más valioso para ahorrar. Reúna un glosario de términos con las variantes de traducción aprobadas: nombres de productos, cargos, procesos internos y nombres de servicios. Por ejemplo, si en una versión de la web «личный кабинет» se ha traducido como «personal account» y en otra como «user dashboard», el lector se confundirá y el traductor tendrá que averiguar cuál es la correcta.

Facilite también las traducciones anteriores que considere acertadas. Gracias a ellas, el proveedor entenderá qué estilo le gusta: más formal o más coloquial, con tratamiento de «usted» o neutro. Si dispone de una guía de estilo o de una lista de palabras que no deben usarse, añádala también.

Para quienes encargan traducciones con regularidad, conviene crear una base común de glosario y de «notas» sobre el estilo. Así, cada nuevo encargo será más rápido y económico, y la calidad se mantendrá constante.

Qué no hay que traducir y cómo indicarlo

No todo el texto debe traducirse. En los documentos aparecen con frecuencia nombres de marcas, referencias de artículo, códigos, direcciones de correo electrónico, abreviaturas que se suelen mantener en el idioma original y fragmentos que deben conservarse sin cambios, como los datos legales o el código de programación.

Si no lo indica de antemano, el traductor podría traducir algo que no debía o preguntarle qué hacer, y la espera de la respuesta alargará el proceso. La solución más sencilla es resaltar esos fragmentos en el texto, añadir una lista breve de «no traducir» o escribir la regla en la carta de presentación. Por ejemplo: «Los nombres de productos y las abreviaturas SKU se mantienen sin cambios; las fechas se redactan en el formato habitual del país destinatario».

Acuerde por separado cómo tratar los nombres propios, las unidades de medida y las monedas. A veces hay que adaptarlos y otras veces dejarlos tal cual. Una sola línea en el encargo ahorra toda una ronda de aclaraciones.

Lista de comprobación antes de enviar el encargo

Repase esta lista antes de pulsar el botón «encargar traducción». Le llevará unos minutos y le ahorrará horas de correspondencia y un posible sobrecoste. El precio de una traducción depende del volumen, la complejidad y la urgencia, así que cuanto más limpio sea el material de partida, más ajustado será el precio final.

• El texto es definitivo: las correcciones están aceptadas, los comentarios eliminados y las cifras actualizadas.
• El archivo es editable, sin escaneados ni imágenes con texto importante.
• Se indican el idioma de destino, el público objetivo, la finalidad del texto y el canal de publicación.
• Se adjuntan el glosario, las traducciones anteriores y los requisitos de estilo, si los hay.
• Se señala qué no debe traducirse y se describen las reglas para fechas, monedas y unidades de medida.
• Está definido el plazo y se sabe si se necesita revisión o corrección por parte de un hablante nativo.
• Se conserva la versión original del archivo por si hace falta cotejarla.

Preparar el texto para la traducción lleva menos tiempo que corregir los errores después. Dedique media hora a la lista de comprobación antes de enviar el encargo, y el proceso será más ágil y el resultado se ajustará más a lo que esperaba.