如何为翻译做好文本准备：帮你节省时间和费用的清单
翻译项目中的大多数延误和额外费用，都是在译者打开第一个文件之前就产生的。背景信息不完整、文本修改意见不一致、文件格式不便处理，都会耗费数天时间和预算。好消息是，只需几个简单步骤就能解决这些问题。下面我们来看看，委托翻译前应该如何准备文本，以及需要向译者提供哪些信息。
为什么不能提交草稿
译者会严格按照收到的文本进行翻译。如果文本中还留有不同的措辞选项、同事在括号里的评论，或“TODO”一栏，这些内容都会被翻译进去。之后，你要么得为多余的内容付费，要么得花时间与译者沟通，说明哪个版本才是最终稿。
一种常见情况是：市场部提交了一份演示文稿，其中三张幻灯片上的数据已经过时，还有一张写着“向法务确认”。译者会按原文如实翻译，包括过时的数据。结果，你为一份仍需返工的文本支付了翻译费用。
提交前，请确认文档已审定、数据是最新的，并且所有评论和修改都已采纳或删除。“用于翻译”的版本应当是最终版本，并与准备发布或提交的版本一致。
适合的文件格式及应避免的格式
可编辑格式最适合翻译：DOCX、ODT、TXT、RTF；对于排版文件，如果你能提供 InDesign 或 Figma 源文件，也可以一并提交。译者会使用计算机辅助翻译系统，因此，文本越容易复制，准备工作就越省时。
应尽量避免以下情况：
扫描件和文档照片。图片中的文本需要先经过识别，而识别结果容易出错，尤其是表格、印章和小字号文字。纠正这些错误所需的时间甚至比翻译本身还长。如果没有其他选择，请提供高分辨率扫描件，并告知译者这是图片文件。
通过扫描或图片转换得到的 PDF。它看起来可能很正常，但其中的文本也许无法复制。如果你有原始 Word 文件，请提交 Word 文件。
演示文稿和信息图中的图片文字。横幅、按钮和示意图上的文字很容易被漏掉，译者也只能手动重新录入。请把重要文字单独整理到一个文档中。
没有必要的复杂排版。如果文本被拆分成数百个文本框，翻译时间会更长，排版时也可能出现错位。对于这类材料，最好提前商定最终文件的交付格式。
背景信息：谁来阅读、阅读目的以及文本的发布渠道
同一句话可以有不同的表达方式。面向年轻人的营销邮件中的“最高可享 30% 折扣”，与供货合同中的同类表述，就需要完全不同的处理方式。因此，译者需要了解背景信息，信息越详细，译文就越准确。这既适用于专业翻译，也适用于个人用途的翻译。
请先回答几个问题，再把答案提供给译者：谁会阅读这段文本？读完后需要完成什么任务？文本采用什么语气？会通过什么渠道、以什么形式发布？网站、宣传册、视频字幕和技术说明书，对句子长度和用词的要求各不相同。
还请说明相关限制：标题和按钮是否有字符数限制？是否需要保留段落结构？笑话和习语是否可以改写？这些细节通常无法从文本本身看出，却会对最终效果产生很大影响。
术语表、过往译文和公司风格
如果公司以前翻译过文本，过往成果就是节省时间和费用的重要资源。请整理一份术语表，列出已确认的译法，包括产品名称、职位名称、内部流程和服务名称。例如，如果网站的一个版本把“个人账户”译为“personal account”，另一个版本却译为“user dashboard”，读者就会感到困惑，译者也不得不确认哪种译法才是正确的。
也请提供你认为质量不错的过往译文。译者可以据此了解你偏好的风格：更正式还是更口语化，使用“您”还是采用中性表达。如果你有风格指南或禁用词清单，也请一并提供。
对于经常委托翻译的客户，建立统一的术语库和风格“指南”很有必要。这样一来，每个新项目都能处理得更快、成本更低，质量也会更加稳定。
哪些内容无需翻译，以及如何标注
并非所有文本都需要翻译。文档中经常会出现品牌名称、货号、代码、电子邮箱地址、通常保留原文的缩写，以及必须保持原样的内容，例如法律信息或程序代码。
如果你没有提前标明，译者可能会翻译不该翻译的内容，也可能需要向你确认如何处理，而等待回复会拖慢进度。解决办法很简单：在文本中标出这类内容，附上一份简短的“无需翻译”清单，或在说明邮件中写明规则。例如：“产品名称和 SKU 缩写保持原样；日期按接收国通用的格式书写。”
姓名、计量单位和货币的处理方式也请单独商定。有时需要进行本地化，有时则应保持原样。在任务说明中加上一句话，就能省去一轮来回确认。
提交订单前的检查清单
点击“下单翻译”按钮前，请按这份清单逐项检查。检查只需几分钟，却能省下数小时的沟通时间，也能避免可能产生的额外费用。翻译价格取决于文本量、难度和交付时限，因此源文件越整洁，最终报价就越准确。
- 文本已定稿：修改已采纳，评论已删除，数据为最新版本。
- 文件可编辑，不含扫描件或带有重要文字的图片。
- 已注明翻译语言、目标受众、文本用途和发布渠道。
- 如有术语表、过往译文和风格要求，已一并提供。
- 已标明无需翻译的内容，并说明日期、货币和计量单位的处理规则。
- 已确定交付期限，并明确是否需要母语人士校对或编辑。
- 已保存文件的原始版本，以备需要对照时使用。
提前准备文本，远比翻译后再纠正错误省时。提交前花半小时核对这份清单，项目就能推进得更快，最终结果也会更符合预期。
