Hvordan forberede tekst til oversettelse: en sjekkliste som sparer tid og penger

De fleste forsinkelser og unødvendige kostnader i et oversettelsesprosjekt oppstår før oversetteren har åpnet den første filen. Ufullstendig kontekst, ukoordinerte endringer i teksten og et upraktisk filformat spiser opp dager med arbeid og budsjett. Den gode nyheten er at disse problemene kan løses med noen enkle grep. Nedenfor går vi gjennom hva du bør gjøre med teksten før du bestiller oversettelse, og hvilken informasjon du bør gi oversetteren.

Hvorfor du ikke bør sende et utkast

Oversetteren oversetter nettopp den teksten som er mottatt. Hvis det fortsatt finnes alternative formuleringer, kommentarer fra kolleger i parentes eller en seksjon merket «TODO», havner alt dette i oversettelsen. Deretter må du enten betale for oversettelse av unødvendige deler, eller bruke tid på å korrespondere med deg for å finne ut hvilken versjon som er den endelige.

Et typisk eksempel: markedsavdelingen sender en presentasjon til oversettelse der tre lysark har gamle tall, og ett har påskriften «avklares med juristene». Oversetteren oversetter alt samvittighetsfullt, inkludert utdaterte opplysninger. Til slutt betaler du for arbeid med en tekst som likevel må skrives om.

Før du sender inn, kontroller at dokumentet er godkjent, at tallene er oppdatert, og at alle kommentarer og endringer er enten akseptert eller slettet. Versjonen «til oversettelse» skal være endelig og samsvare med den du skal publisere eller levere inn.

Praktiske filformater og hva du bør unngå

Redigerbare formater fungerer best: DOCX, ODT, TXT, RTF, og for layoutmateriell også InDesign- eller Figma-kildefiler, hvis du kan levere dem. Oversettere arbeider i systemer for datastøttet oversettelse, og tekst som enkelt kan kopieres, sparer tid i forberedelsene.

Dette bør du unngå:

Skanninger og fotografier av dokumenter. Teksten i et bilde må først gjenkjennes, og gjenkjenning gir feil, særlig i tabeller, stempler og små skrifttyper. Å rette feilene tar lenger tid enn selve oversettelsen. Hvis det ikke finnes noe annet alternativ, lag en skanning i høy oppløsning og si fra til oversetteren at det er et bilde.

PDF-filer fra skanner eller konvertert fra bilde. De ser greie ut, men teksten kan være umulig å kopiere. Har du den opprinnelige Word-filen, send den.

Tekst inne i bilder i presentasjoner og infografikk. Setninger på bannere, knapper og diagrammer er lette å overse, og oversetteren må skrive dem av manuelt. Flytt viktig tekst over i et eget dokument.

Unødvendig komplisert layout. Hvis teksten er delt opp i hundrevis av tekstblokker, tar oversettelsen lengre tid, og resultatet kan «flyte» ut av plass i sats. For slikt materiale er det lurt å avtale på forhånd i hvilket format du skal motta den ferdige filen.

Kontekst: hvem leser, hvorfor og hvor teksten publiseres

Den samme setningen kan høres ulikt ut. «Rabatter opptil 30 %» i et reklamebrev til unge og i en leveranseavtale krever helt ulike løsninger. Derfor trenger oversetteren kontekst, og jo mer detaljert den er, desto mer presist blir resultatet. Dette gjelder både for profesjonell oversettelse og for oversettelse til private formål.

Still deg selv noen spørsmål, og gi svarene til oversetteren: Hvem skal lese teksten, hva skal leseren gjøre etter å ha lest den, hvilken tone er teksten skrevet i, og hvor og i hvilken form skal den publiseres? Et nettsted, en brosjyre, undertekster til en video og en teknisk bruksanvisning krever ulik setningslengde og ulikt ordvalg.

Oppgi også begrensninger: finnes det et tegnantall for overskrifter og knapper, må avsnittsstrukturen beholdes, og kan vitser og idiomer tilpasses? Disse detaljene er vanligvis ikke synlige i teksten, men de påvirker resultatet betydelig.

Ordliste, tidligere oversettelser og firmaets stil

Hvis selskapet har oversatt tekster tidligere, er dette den viktigste ressursen for å spare penger. Samle en ordliste med godkjente oversettelser av termer: produktnavn, stillingstitler, interne prosesser og tjenestenavn. Hvis for eksempel «personal account» brukes i én versjon av nettstedet og «user dashboard» i en annen, blir leseren forvirret, og oversetteren må finne ut hva som er riktig.

Send også med tidligere oversettelser som dere mener er vellykkede. Ut fra dem forstår oversetteren hvilken stil dere foretrekker: mer formell eller mer uformell, med «du» eller nøytral tiltale. Har dere en stilguide eller en liste over ord som ikke skal brukes, legg den ved også.

For dere som bestiller oversettelser regelmessig, er det lurt å lage en felles ordlistebase og et stilhefte. Da går hver ny bestilling raskere og billigere, og kvaliteten blir jevn.

Hva som ikke skal oversettes, og hvordan du markerer det

Ikke all tekst skal oversettes. Dokumenter inneholder ofte merkenavn, artikkelnummer, koder, e-postadresser, forkortelser som det er vanlig å beholde på originalspråket, og deler som skal stå uendret, for eksempel juridiske opplysninger eller programkode.

Hvis du ikke markerer dette på forhånd, kan oversetteren enten oversette for mye eller spørre deg hva som skal gjøres, og ventetiden forsinker prosessen. Den enkle løsningen er å merke slike deler i teksten, legge til en kort liste med «ikke oversett», eller skrive regelen i følgebrevet. For eksempel: «Produktnavn og SKU-forkortelser beholdes uendret, datoer skrives i formatet som er vanlig i mottakerlandet.»

Avtal også særskilt hvordan egennavn, måleenheter og valutaer skal håndteres. Noen ganger skal de tilpasses, andre ganger beholdes slik de er. En enkelt linje i oppdragsbeskrivelsen sparer en hel runde med avklaringer.

Sjekkliste før du sender bestillingen

Gå gjennom denne listen før du trykker på knappen «bestill oversettelse». Det tar noen minutter, og sparer deg for timer med korrespondanse og mulig merbetaling. Prisen for oversettelse avhenger av omfang, kompleksitet og hastegrad, så jo renere kildematerialet er, desto mer nøyaktig blir den endelige prisen.

• Teksten er endelig: endringer er godkjent, kommentarer er slettet, og tallene er oppdatert.
• Filen er redigerbar, uten skanninger og bilder med viktig tekst.
• Målspråk, målgruppe, formål med teksten og publiseringskanal er oppgitt.
• Ordliste, tidligere oversettelser og stilkrav er vedlagt, dersom de finnes.
• Det er angitt hva som ikke skal oversettes, og regler for datoer, valutaer og måleenheter er beskrevet.
• Tidsfristen er satt, og det er avklart om korrektur eller språkvask av morsmålsleser er nødvendig.
• Den opprinnelige versjonen av filen er lagret i tilfelle det blir behov for å kontrollere den.

Å forberede tekst til oversettelse tar mindre tid enn å rette feil etterpå. Bruk en halv time på sjekklisten før du sender inn, så går bestillingen raskere, og resultatet blir nærmere det du forventet.