Comment bien préparer un texte pour la traduction : une checklist qui fait gagner du temps et de l'argent

La plupart des retards et des frais supplémentaires dans un projet de traduction apparaissent avant même que le traducteur n'ouvre le premier fichier. Un contexte incomplet, des corrections non harmonisées dans le texte et un format de fichier peu pratique font perdre des jours de travail et grèvent le budget. La bonne nouvelle, c'est que ces problèmes se règlent avec quelques gestes simples. Voyons ci-dessous ce qu'il faut faire du texte avant de commander une traduction, et quelles informations transmettre au prestataire.

Pourquoi il ne faut pas envoyer un brouillon

Le traducteur traduit exactement le texte qu'il reçoit. Si celui-ci contient encore des variantes de formulation, des commentaires de collègues entre parenthèses ou une section « TODO », tout cela finira dans la traduction. Vous devrez alors payer pour la traduction de passages inutiles, ou perdre du temps en échanges avec vous pour savoir quelle est la version définitive.

Situation typique : le service marketing envoie en traduction une présentation dont trois diapositives affichent d'anciens chiffres, et une autre porte la mention « à vérifier auprès des juristes ». Le traducteur traduira fidèlement tout, y compris les données obsolètes. Au final, vous payez un travail sur un texte qu'il faudra de toute façon refaire.

Avant l'envoi, vérifiez que le document est validé, que les chiffres sont à jour et que tous les commentaires et modifications ont été acceptés ou supprimés. La version « pour traduction » doit être la version finale, celle que vous comptez publier ou soumettre.

Formats de fichiers pratiques et formats à éviter

Les formats modifiables sont les plus efficaces : DOCX, ODT, TXT, RTF, et, pour les documents mis en page, les sources InDesign ou Figma si vous pouvez les transmettre. Les traducteurs travaillent avec des outils de traduction assistée par ordinateur, et un texte facile à copier fait gagner du temps à la préparation.

Points de vigilance :

Les scans et photos de documents. Le texte d'une image doit d'abord être reconnu, et la reconnaissance produit des erreurs, surtout dans les tableaux, les cachets et les petites polices. Corriger ces erreurs prend plus de temps que la traduction elle-même. Si vous n'avez pas le choix, réalisez un scan en haute résolution et signalez au prestataire qu'il s'agit d'une image.

Les PDF issus d'un scanner ou convertis à partir d'une image. Ils semblent corrects à l'écran, mais leur texte peut ne pas être copiable. Si vous disposez du fichier Word d'origine, envoyez-le.

Le texte intégré à des images dans les présentations et infographies. Les mentions figurant sur des bannières, des boutons ou des schémas sont faciles à oublier, et le traducteur devra les retaper à la main. Extrayez les textes importants dans un document séparé.

Une mise en page complexe sans nécessité. Si le texte est découpé en des centaines de blocs, la traduction sera plus longue et la mise en page risque de se dérégler au moment de la composition. Pour ce type de supports, mieux vaut convenir à l'avance du format dans lequel vous recevrez le fichier final.

Contexte : qui lit, dans quel but et où le texte sera publié

Une même phrase peut sonner différemment selon le lieu. « Remises jusqu'à 30 % » dans un courriel publicitaire destiné aux jeunes et dans un contrat de fourniture n'appellent pas du tout les mêmes choix. C'est pourquoi le traducteur a besoin de contexte, et plus il est détaillé, plus le résultat sera précis. Cela vaut aussi bien pour la traduction professionnelle que pour un usage personnel.

Posez-vous quelques questions et transmettez les réponses au prestataire : qui va lire le texte, quelle tâche le lecteur doit accomplir après la lecture, quel ton emploie-t-il, où et sous quelle forme sera-t-il publié. Un site web, une brochure, des sous-titres de vidéo et une notice technique n'exigent pas la même longueur de phrases ni le même lexique.

Indiquez également les contraintes : existe-t-il une limite de caractères pour les titres et les boutons, faut-il conserver la structure des paragraphes, peut-on adapter les jeux de mots et les expressions idiomatiques ? Ces détails ne se voient généralement pas dans le texte, mais ils influencent fortement le résultat.

Glossaire, traductions antérieures et style de l'entreprise

Si l'entreprise a déjà fait traduire des textes, c'est la première source d'économies. Constituez un glossaire des termes avec les équivalents approuvés : noms de produits, intitulés de postes, processus internes, noms de services. Par exemple, si dans une version du site « личный кабинет » est traduit par « personal account » et dans une autre par « user dashboard », le lecteur sera perdu et le traducteur devra vérifier laquelle est correcte.

Transmettez aussi les traductions précédentes qui ont donné satisfaction. Elles permettent au prestataire de comprendre le style que vous appréciez : plus officiel ou plus conversationnel, vouvoiement ou formulation neutre. Si vous disposez d'un guide de style ou d'une liste de mots à proscrire, ajoutez-les également.

Pour les entreprises qui commandent des traductions régulièrement, il est utile de créer une base commune de glossaire et de « mémos » de style. Chaque nouvelle commande sera ainsi plus rapide et moins coûteuse, et la qualité restera constante.

Ce qui ne doit pas être traduit et comment le signaler

Tout le texte n'a pas vocation à être traduit. Les documents comportent souvent des noms de marques, des références d'articles, des codes, des adresses électroniques, des abréviations qu'il est d'usage de conserver dans la langue d'origine, ainsi que des passages devant rester inchangés, comme les mentions juridiques ou le code informatique.

Si vous ne l'indiquez pas à l'avance, le traducteur risque soit de traduire ce qui ne devait pas l'être, soit de vous poser la question, et l'attente de votre réponse ralentira le processus. La solution est simple : repérez ces passages dans le texte, ajoutez une courte liste « à ne pas traduire » ou précisez la règle dans le courrier d'accompagnement. Par exemple : « Conserver les noms de produits et les abréviations SKU sans modification ; mettre les dates au format en usage dans le pays destinataire. »

Convenez séparément de la manière de traiter les noms propres, les unités de mesure et les devises. Parfois il faut les adapter, parfois les laisser tels quels. Une seule ligne dans la consigne peut vous épargner tout un cycle de précisions.

Checklist avant de passer commande

Parcourez cette liste avant de cliquer sur le bouton « commander la traduction ». Elle ne prendra que quelques minutes et vous évitera des heures d'échanges et un éventuel surcoût. Le prix d'une traduction dépend du volume, de la complexité et de l'urgence ; plus le matériel de départ est propre, plus le prix final est précis.

• Le texte est définitif : corrections acceptées, commentaires supprimés, chiffres à jour.
• Le fichier est modifiable, sans scans ni images contenant du texte important.
• La langue cible, le public visé, l'objectif du texte et le support de publication sont précisés.
• Le glossaire, les traductions antérieures et les exigences de style sont joints, si elles existent.
• Les éléments à ne pas traduire sont signalés, et les règles pour les dates, devises et unités de mesure sont décrites.
• Le délai est défini, et il est clair si une relecture ou une révision par un locuteur natif est nécessaire.
• La version source du fichier est conservée au cas où une vérification serait nécessaire.

Préparer un texte pour la traduction prend moins de temps que corriger les erreurs après coup. Consacrez une demi-heure à la checklist avant l'envoi, et la commande avancera plus vite, avec un résultat plus proche de vos attentes.